Étape 1 : identifier de quel type de rupture il s'agit

Un rapprochement de fin de mois se casse de l'une de trois façons, et chacune nécessite une correction différente. Faites correspondre le symptôme avant de toucher à quoi que ce soit d'autre.

• Rupture au niveau du total : les lignes correspondantes plus les lignes en écart ne totalisent pas le total de contrôle. Presque toujours un problème de périmètre, un fichier, un filtre, ou une plage de dates qui ne s'aligne plus avec le chiffre visé.
• Rupture au niveau des éléments : les totaux sont proches, mais un ensemble tenace d'écarts ne se résout pas peu importe comment ils sont investigués. Généralement un problème de colonne de correspondance ou de tolérance, pas un problème de données.
• Rupture bloquée : le rapprochement a été démarré, partiellement travaillé, et abandonné. Le reprendre signifie déterminer ce qui a déjà été vérifié avant de le vérifier à nouveau.

Si le rapport exporté de la première tentative est encore disponible, ouvrez-le et comparez les nombres par catégorie à ce qu'implique le total de contrôle. Une rupture au niveau du total apparaît immédiatement : les dollars représentés par les lignes correspondantes plus les lignes en écart n'égaleront pas le total de contrôle, quelle que soit la façon dont les écarts sont expliqués.

Étape 2 : écarter un décalage de périmètre avant toute autre chose

Si la rupture est au niveau du total, vérifiez d'abord le périmètre. Récupérez à nouveau les deux fichiers frais depuis la source plutôt que de faire confiance à des copies déjà présentes dans un dossier, et confirmez trois choses : les deux couvrent la même période, aucun n'a été filtré avant l'export, et le bon fichier est dans le bon emplacement, le fichier vérifié dans Fichier source, le fichier de référence dans Fichier de comparaison.

Les cartes de fichier confirment le périmètre au moment où la paire est importée : chacune affiche son nombre de lignes avant qu'aucun mappage n'ait lieu. Si l'export du grand livre devrait contenir 412 transactions pour le mois et que la carte en montre 438, les 26 lignes supplémentaires sont la première chose à expliquer, avant qu'un seul écart ne soit investigué. Un export de grand livre récupéré avec une semaine supplémentaire attachée produit un total décalé d'un montant précis et explicable, pas un ensemble dispersé d'écarts.

Étape 3 : vérifier un fichier source réémis ou corrigé

Parfois les chiffres étaient corrects lors de la première passe, puis la banque a émis un relevé corrigé, ou le prestataire de paiement a réémis un rapport après avoir ajusté rétroactivement un barème de frais, et la moitié du rapprochement avait déjà été travaillée contre l'ancienne version. Reconcile compare les fichiers qu'on lui donne ; il ne récupère pas depuis un flux bancaire en direct, donc un relevé réémis n'entre en jeu que lorsque vous l'importez.

Si un fichier corrigé existe, démarrez une exécution fraîche avec la version corrigée à la place de l'ancienne et obtenez un nouveau rapport. Ne corrigez pas l'ancien rapport exporté à la main pour tenir compte de la correction : les lignes modifiées à la main ne remontent plus à aucun fichier réel, et le rapport cesse d'être un enregistrement précis de ce qui a réellement été comparé. Une exécution fraîche coûte des minutes ; un rapport auquel on ne peut pas faire confiance coûte la clôture.

Étape 4 : revérifier que la colonne de correspondance convient encore aux données de cette période

Une colonne de correspondance qui fonctionnait proprement le mois dernier peut échouer ce mois-ci sans que rien ne soit erroné dans les fichiers eux-mêmes. Un lot d'écritures de journal manuelles sans numéro de référence, ou un nouveau fournisseur dont les factures ne portent pas le format d'ID que le reste du grand livre utilise, casse une colonne de correspondance auparavant fiable.

L'étape Confirmer les règles de correspondance et les tolérances montre cela directement. Le tableau Aperçu des valeurs de la clé de correspondance échantillonne des valeurs des deux côtés et montre combien ont correspondu entre les fichiers : une colonne de correspondance qui couvrait tout le fichier le mois dernier et seulement une partie ce mois-ci est visible ici, avant même que le rapport ne soit exécuté. Les raisons de Pourquoi cette correspondance ? sur la carte de suggestion, unicité, motif cohérent, recoupement sur les lignes échantillonnées, sont recalculées à partir des données de cette période, donc si Reconcile suggère maintenant une paire différente de celle du mois dernier, c'est une information : les données ont changé.

Dans le rapport, la confirmation est là où se concentrent les lignes Absent. Si Absent du fichier source ou Absent du fichier de comparaison connaît un pic spécifiquement parmi un type de transaction qui n'existait pas le mois dernier, la colonne de correspondance doit changer pour cette période, pas les tolérances. Réexécutez avec une meilleure paire.

Étape 5 : séparer les nouveaux écarts de ce mois des reports du mois dernier

Si des éléments non résolus ont été reportés de la période précédente, ils réapparaissent dans les listes En écart ou Absent de cette période en ressemblant à de nouveaux problèmes. Les réinvestiguer depuis zéro gaspille du temps qui devrait aller aux véritables nouveaux écarts.

Recoupez le rapport exporté de cette période avec celui de la période précédente avant d'investiguer quoi que ce soit. Une ligne qui correspond à une ligne déjà marquée expliquée ou encore ouverte le mois dernier porte la même explication vers l'avant, pas une nouvelle investigation. Une ligne absente du rapport du mois dernier est nouvelle, et est investiguée selon ses propres termes.

Étape 6 : reconsidérer quelles colonnes sont comparées

Une comparaison construite pour le mélange de transactions de la période précédente ne convient pas automatiquement à celui de cette période. Un frais qui était auparavant regroupé dans un seul montant total et qui est maintenant détaillé comme sa propre ligne, ou une colonne d'ajustement de change qui n'existait pas dans les fichiers précédents, change ce qui doit être vérifié par rapport à quoi. À l'étape Mapper les colonnes, décidez si une nouvelle colonne doit être cochée dans Sélectionner les colonnes à mapper, ou si une colonne existante doit sortir de la comparaison parce qu'elle est devenue du bruit.

C'est une décision distincte de définir les tolérances. La sélection de colonnes décide ce qui est vérifié. La tolérance décide combien de variance compte encore comme concordance. Régler la première sans la revoir ici signifie que l'étape de tolérance qui suit travaille contre le mauvais ensemble de colonnes.

Étape 7 : réinitialiser les tolérances si le mélange de transactions a changé

Les tolérances réglées pour le mélange du mois dernier peuvent mal classer celui de ce mois-ci, si le mélange a changé. Une tolérance numérique qui convenait quand la transaction moyenne était de 50 $ laissera passer un véritable écart caché parmi un lot de virements bancaires de 5 000 $. Un nouveau type de frais introduit après que les tolérances ont été réglées la première fois se signalera comme écart à chaque occurrence, ajoutant du bruit qui n'a jamais été un véritable problème.

Sur le panneau Confirmer les règles de comparaison et les tolérances, vérifiez la tolérance de chaque colonne comparée, la fenêtre de date, la marge numérique, la règle de texte, par rapport à ce à quoi ressemblent réellement les données de cette période, plutôt que de supposer que les réglages de la période précédente conviennent encore. Élargissez ou resserrez là où le mélange de transactions le justifie.

Étape 8 : obtenir le rapport à nouveau et confirmer que la correction a comblé l'écart

Une fois que le périmètre, la colonne de correspondance, la sélection de colonnes, et les tolérances reflètent ce qui a réellement causé la rupture, cliquez sur Obtenir le rapport et comparez les nouveaux nombres par catégorie au total de contrôle. L'objectif est un équilibre au niveau du total, pas seulement une liste d'écarts plus courte. Si le rapprochement était décalé d'un chiffre précis avant la correction, ce chiffre devrait maintenant être entièrement comptabilisé, soit à l'intérieur d'une ligne correspondante qui tombait auparavant hors périmètre, soit à l'intérieur d'une ligne en écart avec une cause claire et explicable.

Si l'écart ne s'est pas comblé, la mauvaise cause a été corrigée. Retournez à l'étape 1 et retriez plutôt que d'assouplir davantage les tolérances. Une rupture au niveau du total ne se résout pas en élargissant la comparaison jusqu'à ce que rien ne soit signalé.

Étape 9 : expliquer ce qui reste et signaler ce qui est reporté

Tous les éléments ouverts ne se résolvent pas avant l'échéance de clôture. Un litige encore en attente avec la banque, un fournisseur qui n'a pas répondu à propos d'un écart de facture, une écriture de journal que quelqu'un d'autre doit corriger, aucun de ceux-là ne se clôture sur commande. Le rapprochement doit tout de même se clôturer.

Cliquez sur Exporter le rapport complet, ce qui produit un résumé PDF et un classeur Excel avec chaque ligne triée dans sa catégorie. Consignez un statut pour chaque ligne d'écart dans le classeur : expliqué, correction nécessaire, ou encore ouvert, et pour tout ce qui reste ouvert, notez explicitement qu'il se reporte à la période suivante plutôt que de le laisser ambigu. Un rapprochement qui se clôture avec trois éléments de report signalés et une note claire sur chacun est clôturé. Un rapprochement laissé comme un tas inexpliqué parce que quelques lignes ne se résolveraient pas à temps ne l'est pas.

Étape 10 : documenter le report séparément

Aux côtés du classeur annoté, conservez une note courte et séparée de exactement quels éléments ont été reportés et pourquoi, associée à suffisamment de détails identifiants, référence de transaction, montant, date, pour que le rapprochement du mois prochain puisse les retrouver directement au lieu de redériver des semaines plus tard ce que « encore ouvert » signifiait.