Étape 1 : récupérer les fichiers de chaque client à la source, un client à la fois

Exportez le fichier bancaire et le fichier de grand livre ou de prestataire directement depuis la source, pour le client actuellement devant vous, plutôt que de télécharger en lot l'export bancaire de chaque client dans un seul dossier à trier plus tard.

Deux clients bancant dans le même établissement produiront souvent des fichiers avec des mises en page de colonnes identiques et des noms génériques identiques, transactions.csv, export.csv, côte à côte dans un dossier de téléchargements. Rien dans le fichier lui-même n'empêche qu'il soit importé contre le grand livre du mauvais client : les colonnes se liront toujours proprement, le mappage peut même réussir sur la mauvaise paire, et l'erreur ne surgira que lorsque les montants et les dates cesseront de s'aligner, ou, pire, s'aligneront par hasard sur une poignée de lignes et se liront comme un rapprochement léger avec un nombre inhabituel d'exceptions. Renommez chaque fichier avec le nom et la période du client immédiatement après l'export, avant qu'il n'ait la chance de rester sans étiquette à côté de cinq autres qui se ressemblent.

Étape 2 : importer la paire pour ce client

Démarrez un nouveau rapprochement pour le client actuellement ouvert. Placez le fichier bancaire dans l'emplacement Fichier source, le fichier principal à vérifier, et le fichier de grand livre ou de prestataire dans l'emplacement Fichier de comparaison, le fichier de référence, puis cliquez sur Démarrer le rapprochement. Les colonnes Payee et Memo d'un registre bancaire QuickBooks Online, les colonnes Contact et Description d'un export Xero, la colonne Vendor unique d'un tableur tenu manuellement : aucune n'a besoin d'être renommée ou restructurée pour correspondre entre elles avant l'import, et aucune n'a besoin de correspondre à la mise en page de colonnes du client rapproché une heure plus tôt. Reconcile lit les colonnes que le fichier possède réellement ; il ne sait ni ne se soucie de quel système comptable, le cas échéant, l'a produit.

Les deux cartes de fichier affichent le nom du fichier et le nombre de lignes tout au long des étapes suivantes, ce qui constitue la confirmation permanente que la bonne paire du bon client est chargée. Les fichiers sont supprimés après traitement, ce qui est exactement ce que vous voulez pouvoir dire à un client dont les données bancaires viennent de passer entre vos mains.

Étape 3 : mapper les colonnes de ce client

Le mappage est spécifique à la paire actuellement ouverte, pas un modèle reporté du dernier client. À l'étape Mapper les colonnes, cochez les colonnes pertinentes de ce client dans la grille Sélectionner les colonnes à mapper, confirmez-les dans le tableau Aperçu des colonnes sélectionnées, et associez chacune à son équivalent dans le fichier de comparaison sous Mapper les colonnes entre les fichiers. Une association qui était correcte pour un client, le Net Amount de Xero avec le Amount d'une banque, ne signifie rien pour le fichier du client suivant, dont l'export de facturation pourrait séparer une colonne Subtotal d'une colonne Total là où le client précédent avait un chiffre combiné.

Surveillez en particulier les colonnes de montant avant taxes contre montant total : mapper la mauvaise produit un écart sur presque chaque ligne correspondante, un écart qui ressemble à des frais inexpliqués jusqu'à ce qu'on remarque que l'écart est le même pourcentage à chaque fois, ce qui est la signature d'une erreur de mappage, pas d'une erreur réelle. Le tableau d'aperçu existe exactement pour cette vérification : les lignes d'exemple montrent si la colonne que vous avez cochée contient bien le chiffre que vous pensez.

Étape 4 : confirmer la colonne de correspondance pour ce client

Reconcile suggère la colonne de correspondance sous Nous suggérons de faire correspondre sur :, avec ses raisons sous Pourquoi cette correspondance ?, forte unicité, motif de référence cohérent, fort recoupement sur les lignes échantillonnées, calculé à partir de la paire de fichiers actuellement ouverte, pas à partir de quoi que ce soit rapproché avant. Cette suggestion par exécution est le garde-fou exact contre l'habitude dont traite ce guide : elle est recalculée pour les données de ce client à chaque fois.

Un client qui facture via un logiciel de gestion de projet a généralement des numéros de facture des deux côtés. Un client qui écrit encore des chèques physiques a des numéros de chèque. Confirmez la suggestion, ou choisissez la bonne paire sous Ou choisir une autre colonne, et jetez un œil à Aperçu des valeurs de la clé de correspondance pour voir les valeurs réellement s'aligner pour les fichiers de ce client avant de continuer.

Étape 5 : confirmer les règles et tolérances de ce client

Sous Confirmer les règles de comparaison et les tolérances, chaque colonne comparée affiche son type et sa tolérance : date/heure dans un jour, numérique dans un petit montant, texte exact. Conservez ou ajustez chacune pour le motif de transaction de ce client, pas celui du client précédent. Un client de vente au détail avec de fréquentes petites ventes par carte et un arrondi au niveau du prestataire a besoin d'une tolérance de montant plus large qu'un client de conseil dont les quelques factures mensuelles se règlent au montant exact facturé. Garder en tête la tolérance du client précédent, parce que c'est le cinquième client rapproché cet après-midi, est ainsi qu'un véritable écart dans le fichier d'un client à faible volume se retrouve absorbé, ou qu'un problème réel dans le fichier d'un client à volume élevé se retrouve enterré.

Laissez les colonnes de description et de mémo hors de la comparaison pour un client qui gère des ventes par carte via un prestataire : la description auto-générée du prestataire ne ressemblera pas à ce que le client a saisi dans son propre grand livre pour la même transaction, et la comparer génère des exceptions qui ne sont pas réelles.

Cliquez sur Obtenir le rapport.

Étape 6 : examiner le rapport de ce client

Le rapport trie chaque ligne en Lignes correspondantes, Lignes en écart, Doublons, Absent du fichier source, et Absent du fichier de comparaison, avec une répartition par colonne montrant si les désaccords se concentrent sur les montants, les dates, ou le texte. Commencez par l'onglet En écart : il montre les valeurs des deux côtés avec la différence mise en évidence, ce qui pointe vers une cause précise et trouvable. Les lignes absentes peuvent signifier plusieurs choses différentes et prennent plus de temps à élucider.

Les éléments récurrents sont courants pour le même client mois après mois : les mêmes frais de plateforme de 2,99 $ atterrissant dans Absent du fichier de comparaison, la même structure de dépôt groupé. Une fois expliqué pour ce client, notez-le dans le rapport exporté de ce client afin que le même chiffre n'ait pas besoin d'être réinvestigué chaque mois.

Ne reportez pas une explication d'un client à l'autre sur la seule foi d'un chiffre qui semble familier. Une ligne de 2,99 $ expliquée comme des frais de prestataire de paiement pour un client pourrait être des frais bancaires mensuels fixes pour un autre client dont la banque facture par hasard le même montant. Même chiffre, cause sans rapport, parce que les deux clients ont des banques et une facturation différentes.

Étape 7 : exporter le rapport de ce client avant d'ouvrir les fichiers du client suivant

Cliquez sur Exporter le rapport complet pour le client actuellement ouvert. Cela produit un résumé PDF et un classeur Excel avec chaque ligne triée dans sa catégorie. Consignez l'explication de chaque écart en face de sa ligne dans le classeur, et stockez les deux fichiers aux côtés des propres fichiers source de ce client, dans un dossier qui appartient à ce client et à aucun autre. Faites cela avant d'importer la paire du client suivant.

Exporter en premier clôture les décisions de mappage, de colonne de correspondance, et de tolérance prises pour ce client. Le rapprochement du client suivant démarre comme sa propre exécution propre, et celui terminé reste dans l'espace de travail sous son propre nom et statut si quelqu'un a besoin de le rouvrir.