Paso 1: descargar los archivos de cada cliente en la fuente, un cliente a la vez

Exporta el archivo bancario y el archivo de libro mayor o procesador directamente desde la fuente, para el cliente que tienes delante ahora, en lugar de descargar en lote el export bancario de todos los clientes en una sola carpeta para ordenar después.

Dos clientes que bancan con la misma institución a menudo producirán archivos con diseños de columnas idénticos y nombres genéricos idénticos, transactions.csv, export.csv, uno junto al otro en una carpeta de descargas. Nada en el archivo mismo impide que uno se suba contra el libro mayor del cliente equivocado: las columnas se leerán igual de limpias, el mapeo incluso puede tener éxito con el par equivocado, y el error no saldrá a la luz hasta que los montos y fechas dejen de alinearse, o, peor, se alineen por casualidad en un puñado de filas y se lean como una conciliación limpia con un número inusual de excepciones. Renombra cada archivo con el nombre y período del cliente inmediatamente después de exportarlo, antes de que tenga oportunidad de quedar sin etiqueta junto a otros cinco que se ven iguales.

Paso 2: subir el par de este cliente

Inicia una nueva conciliación para el cliente actualmente abierto. Coloca el archivo bancario en el espacio Archivo fuente, el archivo principal a verificar, y el archivo de libro mayor o procesador en el espacio Archivo de comparación, el archivo de referencia, luego haz clic en Iniciar conciliación. Las columnas Payee y Memo de un registro bancario de QuickBooks Online, las columnas Contact y Description de un export de Xero, la columna Vendor única de una hoja de cálculo llevada manualmente: ninguna necesita renombrarse o reestructurarse para coincidir entre sí antes de subir, y ninguna necesita coincidir con el diseño de columnas del cliente conciliado una hora antes. Reconcile lee las columnas que el archivo realmente tiene; no sabe ni le importa qué sistema contable, si alguno, lo produjo.

Ambas tarjetas de archivo muestran el nombre del archivo y el número de filas durante todos los pasos siguientes, lo cual es la confirmación permanente de que el par del cliente correcto está cargado. Los archivos se eliminan después del procesamiento, que es exactamente lo que quieres poder decirle a un cliente cuyos datos bancarios acaban de pasar por tus manos.

Paso 3: mapear las columnas de este cliente

El mapeo es específico del par actualmente abierto, no una plantilla trasladada del último cliente. En el paso Mapear columnas, marca las columnas relevantes de este cliente en la cuadrícula Seleccionar columnas para mapear, confírmalas en la tabla Vista previa de columnas seleccionadas, y empareja cada una con su equivalente en el archivo de comparación bajo Mapear columnas entre archivos. Un emparejamiento que era correcto para un cliente, el Net Amount de Xero con el Amount de un banco, no significa nada para el archivo del siguiente cliente, cuyo export de facturación podría separar una columna Subtotal de una columna Total donde el cliente anterior tenía una cifra combinada.

Presta atención en particular a las columnas de monto antes de impuestos frente a monto total: mapear la equivocada produce una discrepancia en casi cada fila coincidente, una que parece una comisión inexplicada hasta que se nota que la brecha es el mismo porcentaje cada vez, lo cual es la firma de un error de mapeo, no uno real. La tabla de vista previa existe exactamente para esta verificación: las filas de ejemplo muestran si la columna que marcaste contiene la cifra que crees que contiene.

Paso 4: confirmar la columna de coincidencia para este cliente

Reconcile sugiere la columna de coincidencia bajo Sugerimos hacer coincidir en:, con sus motivos bajo ¿Por qué esta coincidencia?, alta unicidad, un patrón de referencia consistente, fuerte solapamiento en las filas muestreadas, calculado a partir del par de archivos abierto en este momento, no de nada conciliado antes. Esa sugerencia por ejecución es la protección exacta contra el hábito del que trata esta guía: se recalcula para los datos de este cliente cada vez.

Un cliente que factura mediante software de gestión de proyectos suele tener números de factura en ambos lados. Un cliente que aún escribe cheques físicos tiene números de cheque. Confirma la sugerencia, o elige el par correcto bajo O elegir una columna distinta, y échale un vistazo a Vista previa de valores de la clave de coincidencia para ver los valores realmente alineándose para los archivos de este cliente antes de continuar.

Paso 5: confirmar las reglas y tolerancias de este cliente

Bajo Confirmar reglas de comparación y tolerancias, cada columna comparada muestra su tipo y tolerancia: fecha/hora dentro de un día, numérico dentro de un monto pequeño, texto exacto. Conserva o ajusta cada una según el patrón de transacciones de este cliente, no el del cliente anterior. Un cliente minorista con ventas frecuentes de tarjeta pequeñas y redondeo a nivel de procesador necesita una tolerancia de monto más amplia que un cliente de consultoría cuyas pocas facturas mensuales se liquidan por el monto exacto facturado. Mantener en mente la tolerancia del cliente anterior, porque este es el quinto cliente conciliado esa tarde, es cómo una discrepancia real en el archivo de un cliente de bajo volumen se absorbe, o cómo un problema genuino en el archivo de un cliente de alto volumen se entierra.

Deja las columnas de descripción y memo fuera de la comparación para un cliente que procesa ventas con tarjeta mediante un procesador: la descripción autogenerada del procesador no se parecerá a lo que el cliente escribió en su propio libro mayor para la misma transacción, y compararla genera excepciones que no son reales.

Haz clic en Obtener informe.

Paso 6: revisar el informe de este cliente

El informe clasifica cada fila en Filas coincidentes, Filas con discrepancia, Duplicados, Ausente en la fuente, y Ausente en la comparación, con un desglose por columna que muestra si los desacuerdos se concentran en montos, fechas, o texto. Empieza por la pestaña Con discrepancia: muestra los valores de ambos lados con la diferencia resaltada, lo cual apunta a una causa concreta y localizable. Las filas ausentes pueden significar varias cosas distintas y tardan más en resolverse.

Los elementos recurrentes son comunes para el mismo cliente mes a mes: la misma comisión de plataforma de $2.99 cayendo en Ausente en la comparación, la misma estructura de depósito agrupado. Una vez explicado para ese cliente, anótalo en el informe exportado de ese cliente para que la misma cifra no necesite reinvestigarse cada mes.

No traslades una explicación de un cliente a otro solo por la fuerza de un número que se ve familiar. Una fila de $2.99 explicada como comisión de procesador de pagos para un cliente podría ser un cargo bancario mensual fijo para un cliente distinto cuyo banco por casualidad cobra el mismo monto. Misma cifra, causa sin relación, porque los dos clientes bancan y facturan de forma distinta.

Paso 7: exportar el informe de este cliente antes de abrir los archivos del siguiente cliente

Haz clic en Exportar informe completo para el cliente actualmente abierto. Esto produce un resumen en PDF y un libro de Excel con cada fila clasificada en su categoría. Registra la explicación de cada excepción junto a su fila en el libro, y guarda ambos archivos junto a los propios archivos fuente de ese cliente, en una carpeta que pertenece a ese cliente y a ningún otro. Haz esto antes de subir el par del siguiente cliente.

Exportar primero cierra las decisiones de mapeo, columna de coincidencia, y tolerancia tomadas para este cliente. La conciliación del siguiente cliente comienza como su propia ejecución limpia, y la terminada permanece en el espacio de trabajo bajo su propio nombre y estado si alguien necesita reabrirla.