Paso 1: descargar el gasto de plataforma a nivel de cuenta y la factura para el mismo período

Exporta el informe de gasto de cada plataforma filtrado al período de facturación, a nivel de cuenta, no a nivel de campaña.

Verifica el ciclo de facturación contra el período de la factura antes de tratar algo como definitivo. Google Ads factura sobre un umbral de gasto o una fecha mensual fija, no sobre la fecha de entrega. Un cliente facturado en un ciclo del 1 al 30 de junio puede tener gasto que la propia factura de Google atribuye parcialmente a julio, porque el umbral se cruzó unos días dentro del nuevo mes. Si el export de plataforma se filtra por "fecha de factura" en lugar de "fecha de entrega", el gasto realmente entregado en junio aparecerá en el export de julio en su lugar, y los dos archivos discreparán por una razón que no tiene nada que ver con un error de facturación real. Filtra por fecha de entrega o gasto, no la propia fecha de factura de la plataforma, para que el export se alinee con el período por el que se facturó al cliente.

Paso 2: combinar los exports de plataforma en un solo archivo de gasto, luego subir el par

Una conciliación compara un archivo fuente contra un archivo de comparación. La factura es un archivo; el lado del gasto también necesita ser un archivo. Apila los exports de plataforma a nivel de cuenta en un solo archivo de gasto, una fila por cuenta por período, con una columna de gasto, una columna de ID de cuenta, y una columna de plataforma. Esto toma minutos, porque los exports ya están a nivel de cuenta, un puñado de filas por plataforma, no miles. Alternativamente, si la factura está detallada por plataforma, ejecuta una conciliación por plataforma: el export de Google contra las líneas de Google, el de Meta contra las líneas de Meta. Ambas rutas funcionan; el archivo combinado mantiene todo en un solo informe.

Inicia una nueva conciliación. Coloca el archivo de gasto combinado en el espacio Archivo fuente, el archivo principal a verificar, y la factura del cliente en el espacio Archivo de comparación, el archivo de referencia, luego haz clic en Iniciar conciliación.

Ningún archivo necesita nombres o formatos de columna coincidentes antes de subirlos. Google Ads llama a su columna de gasto Cost. Meta la llama Amount Spent. La factura podría llamarla Media Spend o simplemente Amount. Las columnas se emparejan en el siguiente paso, exactamente como están.

Paso 3: mapear las columnas de gasto con las columnas de la factura

En el paso Mapear columnas, marca la columna de gasto y el identificador de cuenta en la cuadrícula Seleccionar columnas para mapear, confírmalas en la tabla Vista previa de columnas seleccionadas, y empareja cada una con su equivalente de factura bajo Mapear columnas entre archivos: la columna de gasto con el monto de gasto en medios de la factura, el ID de cuenta con la referencia de cuenta o línea de la factura.

Si la factura agrupa cada plataforma en una sola línea Media Spend en lugar de detallar por cuenta, no hay nada granular con qué mapear del lado de la factura. En ese caso, suma el archivo de gasto a un solo total por período antes de subirlo, ya que Reconcile compara las filas que se le dan y no agrega filas por ti.

Paso 4: confirmar la columna de coincidencia

Las plataformas publicitarias no tienen concepto de referencia de factura, así que la columna de coincidencia aquí no es un ID de transacción como lo sería para un extracto bancario o un pago de procesador. La columna de coincidencia utilizable es el identificador de cuenta: confírmala cuando Reconcile la sugiera bajo Sugerimos hacer coincidir en:, o selecciónala bajo O elegir una columna distinta, y verifica el emparejamiento en Vista previa de valores de la clave de coincidencia.

Usa el ID de cuenta, no el nombre de cuenta, si las cuentas del cliente están dentro de una cuenta administradora a nivel de agencia junto a las cuentas de otros clientes. Los nombres de cuenta los define quien creó la cuenta y se repiten entre clientes, "Search Campaigns" y "Brand Awareness" aparecen bajo la mitad de las cuentas en un MCC típico. Un ID de cuenta es único. Un nombre de cuenta no lo es, y hacer coincidir por él arriesga emparejar silenciosamente el gasto de un cliente contra la línea de factura de otro. Si un ID sí se cuela dos veces, la pestaña Duplicados del informe lo marca en lugar de dejar que las filas se emparejen en silencio.

Paso 5: definir la tolerancia de gasto

La columna de gasto se compara contra la línea de gasto en medios de la factura, no contra el total de la factura. El total de la factura incluye la comisión de gestión. El gasto nunca la incluirá, ya que la comisión se añade encima, no se integra en el propio costo reportado por la plataforma. Comparar el gasto contra el monto completo de la factura produce una discrepancia en cada fila, igual a la comisión, lo cual no te dice nada sobre si la cifra de gasto en sí es correcta.

Bajo Confirmar reglas de comparación y tolerancias, el par de gasto se muestra como un campo numérico con una tolerancia ajustable. Calíbrala según cómo se hizo la conversión de moneda, si se necesitó una. Una cifra de gasto convertida usando una tasa de cambio diaria y una cifra de factura convertida usando una tasa promedio mensual diferirán más que un error de redondeo, sin culpa de ninguna de las dos cifras: en una línea de medios de $10,000, esa variación de cambio legítima es del orden de $100, así que define la tolerancia ahí. Si ambas cifras ya están en la misma moneda y no hubo conversión involucrada, ajusta la tolerancia a unos pocos centavos, suficiente para el redondeo y nada más.

Haz clic en Obtener informe.

Paso 6: leer el informe

El informe clasifica cada cuenta y cada línea de factura en Filas coincidentes, Filas con discrepancia, Duplicados, Ausente en la fuente, y Ausente en la comparación. Las filas coincidentes confirman que la cifra de gasto detrás de una línea de factura es el gasto que realmente ocurrió. Las filas ausentes en la comparación son cuentas en las que hubo gasto pero nunca se facturaron, vale la pena verificar en la factura si falta una línea. Las filas ausentes en la fuente significan que se facturó al cliente por una cuenta que no muestra gasto de plataforma correspondiente en este período, vale la pena verificar si esa cuenta pertenece a un ciclo de facturación distinto o a un cliente completamente distinto.

Paso 7: explicar cada discrepancia

Una fila con discrepancia en esta etapa suele provenir de una de estas fuentes:

• Un compromiso de gasto mínimo. Algunos contratos facturan un mínimo garantizado sin importar lo que realmente se entregó. Un gasto real menor contra un monto facturado mayor aquí es esperado, no un error, y debería registrarse como explicado en lugar de investigarse más.
• Un crédito promocional. Google Ads y Meta ocasionalmente aplican un cupón o crédito que reduce el gasto neto del lado de la plataforma sin ningún ajuste correspondiente en la factura del cliente, ya que el crédito pertenece a la agencia, no al cliente.
• Una subcuenta faltante. Una cuenta bajo una cuenta administradora compartida quedó fuera del archivo de gasto consolidado, subestimando el gasto total frente a lo que refleja la factura. Esta también aparece como una fila Ausente en la fuente para esa cuenta.
• Una subentrega. Los anuncios fueron desaprobados o una campaña se pausó a mitad de ciclo, así que el gasto real quedó por debajo del presupuesto contra el que se construyó la factura.

La pestaña Con discrepancia muestra la cifra de plataforma y la cifra de factura lado a lado con la diferencia resaltada, de modo que la brecha de cada fila es una cifra que puedes llevar directamente al SOW o al historial de facturación de la plataforma.

Paso 8: exportar el informe

Haz clic en Exportar informe completo. Esto produce un resumen en PDF y un libro de Excel con cada fila clasificada en su categoría. Registra la explicación de cada fila con discrepancia o ausente junto a su fila en el libro: explicada, necesita corrección, o aún abierta. Un compromiso de gasto mínimo explicado una vez para un cliente no necesita reinvestigarse cada ciclo de facturación en que se repite de la misma forma.

El PDF es lo que se adjunta al paquete de facturación interno o se entrega al gerente de cuenta antes de que salga o se dispute una factura. El libro anotado detrás contiene el detalle fila por fila: filas coincidentes, discrepancias, y líneas ausentes, cada una con su explicación adjunta.