الخطوة 1: سحب إنفاق المنصة على مستوى الحساب والفاتورة لنفس الفترة

صدِّر تقرير إنفاق كل منصة مُصفًّى لفترة الفوترة، على مستوى الحساب، لا مستوى الحملة.

تحقق من دورة الفوترة مقابل فترة الفاتورة قبل معاملة أي شيء كنهائي. تفوتر Google Ads بعتبة إنفاق أو تاريخ شهري ثابت، لا تاريخ التسليم. يمكن أن يكون لدى عميل مفوتَر بدورة من 1 إلى 30 يونيو إنفاق تنسبه فاتورة Google نفسها جزئيًا إلى يوليو، لأن العتبة عُبرت بعد أيام قليلة من الشهر الجديد. إذا صُفّي تصدير المنصة حسب «تاريخ الفاتورة» بدلًا من «تاريخ التسليم»، فسيظهر الإنفاق المسلَّم فعليًا في يونيو في تصدير يوليو بدلًا من ذلك، وسيختلف الملفان لسبب لا علاقة له بخطأ فوترة فعلي. صفِّ حسب تاريخ التسليم أو الإنفاق، لا تاريخ فاتورة المنصة نفسها، بحيث يتماشى التصدير مع الفترة التي فُوتر بها العميل.

الخطوة 2: دمج تصديرات المنصة في ملف إنفاق واحد، ثم رفع الزوج

تقارن المطابقة ملف مصدر واحدًا مقابل ملف مقارنة واحد. الفاتورة ملف واحد؛ يحتاج جانب الإنفاق أن يكون ملفًا واحدًا أيضًا. كدِّس تصديرات المنصة على مستوى الحساب في ملف إنفاق واحد، صف واحد لكل حساب لكل فترة، بعمود إنفاق، وعمود معرّف حساب، وعمود منصة. يستغرق هذا دقائق، لأن التصديرات في مستوى الحساب بالفعل، حفنة صفوف لكل منصة، لا الآلاف. بدلًا من ذلك، إذا كانت الفاتورة مفصَّلة حسب المنصة، شغِّل مطابقة واحدة لكل منصة: تصدير Google مقابل بنود Google، وتصدير Meta مقابل بنود Meta. كلا المسارين يعملان؛ يبقي الملف المدمج كل شيء في تقرير واحد.

ابدأ مطابقة جديدة. ضع ملف الإنفاق المدمج في خانة ملف المصدر، الملف الرئيسي المراد التحقق منه، وفاتورة العميل في خانة ملف المقارنة، ملف المرجع، ثم انقر على بدء المطابقة.

لا يحتاج أي من الملفين إلى أسماء أو صيغ أعمدة متطابقة قبل الرفع. تسمي Google Ads عمود إنفاقها Cost. تسميه Meta Amount Spent. قد تسميه الفاتورة Media Spend أو Amount ببساطة. تُقترن الأعمدة في الخطوة التالية، تمامًا كما هي.

الخطوة 3: مطابقة أعمدة الإنفاق بأعمدة الفاتورة

في خطوة مطابقة الأعمدة، حدِّد عمود الإنفاق ومعرّف الحساب في شبكة تحديد الأعمدة المراد مطابقتها، أكدهما في جدول معاينة الأعمدة المحددة، وطابق كل واحد بمكافئه في الفاتورة تحت مطابقة الأعمدة بين الملفين: عمود الإنفاق بمبلغ إنفاق الوسائط في الفاتورة، معرّف الحساب بمرجع الحساب أو البند في الفاتورة.

إذا جمعت الفاتورة كل منصة في سطر Media Spend واحد بدلًا من التفصيل حسب الحساب، فلا يوجد شيء تفصيلي لمطابقته من جانب الفاتورة. في تلك الحالة، اجمع ملف الإنفاق إلى إجمالي واحد لكل فترة قبل الرفع، إذ يقارن Reconcile الصفوف المُعطاة له ولا يجمّع الصفوف نيابة عنك.

الخطوة 4: تأكيد عمود المطابقة

لا تملك المنصات الإعلانية مفهوم مرجع فاتورة، لذا عمود المطابقة هنا ليس معرّف معاملة كما سيكون لكشف حساب بنكي أو دفعة مزود دفع. عمود المطابقة القابل للاستخدام هو معرّف الحساب: أكِّده عندما يقترحه Reconcile تحت نقترح المطابقة على:، أو حدِّده تحت أو اختيار عمود مختلف، وتحقق من الاقتران في معاينة قيم مفتاح المطابقة.

استخدم معرّف الحساب، لا اسم الحساب، إذا كانت حسابات العميل تقع داخل حساب مدير على مستوى الوكالة إلى جانب حسابات عملاء آخرين. تُحدَّد أسماء الحسابات من قِبل من أنشأ الحساب وتتكرر بين العملاء، تظهر «Search Campaigns» و«Brand Awareness» تحت نصف الحسابات في MCC نموذجي. معرّف الحساب فريد. اسم الحساب ليس كذلك، والمطابقة عليه تخاطر بإقران إنفاق عميل بصمت مقابل سطر فاتورة عميل آخر. إذا تسرب معرّف مرتين رغم ذلك، تشير علامة التبويب المكرَّرات في التقرير إليه بدلًا من ترك الصفوف تتطابق بصمت.

الخطوة 5: ضبط سماحية الإنفاق

يُقارَن عمود الإنفاق ببند إنفاق الوسائط في الفاتورة، لا بإجمالي الفاتورة. يتضمن إجمالي الفاتورة رسوم الإدارة. لن يتضمنها الإنفاق أبدًا، إذ تُضاف الرسوم فوقه، لا تُدمج في التكلفة المُبلَّغة من المنصة نفسها. مقارنة الإنفاق بمبلغ الفاتورة الكامل تنتج تباينًا في كل صف، يساوي الرسوم، وهذا لا يخبرك بشيء عما إذا كان رقم الإنفاق نفسه صحيحًا.

تحت تأكيد قواعد المقارنة والسماحات، يظهر زوج الإنفاق كحقل رقمي بسماحية قابلة للتعديل. حدِّد حجمها بناءً على كيفية إجراء تحويل العملة، إن لزم أحدها. رقم إنفاق مُحوَّل باستخدام سعر صرف يومي ورقم فاتورة مُحوَّل باستخدام سعر متوسط شهري سيختلفان بأكثر من خطأ تقريب، دون خطأ في أي من الرقمين: على سطر وسائط بقيمة 10,000 دولار، ذلك التفاوت المشروع في الصرف يبلغ نحو 100 دولار، فاضبط السماحية هناك. إذا كان الرقمان بالفعل بالعملة نفسها ولم يكن هناك تحويل معنيًا، ضيِّق السماحية إلى بضعة سنتات، كافية للتقريب ولا شيء أكثر.

انقر على الحصول على التقرير.

الخطوة 6: قراءة التقرير

يصنّف التقرير كل حساب وكل سطر فاتورة في الصفوف المتطابقة، والصفوف المتباينة، والمكرَّرات، ومفقود في المصدر، ومفقود في المقارنة. تؤكد الصفوف المتطابقة أن رقم الإنفاق خلف سطر فاتورة هو الإنفاق الذي حدث فعليًا. صفوف مفقود في المقارنة حسابات أُنفق عليها لكن لم تُفوتر أبدًا، تستحق التحقق في الفاتورة عن بند مفقود. صفوف مفقود في المصدر تعني أن العميل فُوتر عن حساب لا يُظهر إنفاق منصة مطابقًا في هذه الفترة، تستحق التحقق مما إذا كان ذلك الحساب ينتمي إلى دورة فوترة مختلفة أو عميل مختلف تمامًا.

الخطوة 7: تفسير كل تباين

عادة ما يأتي الصف المتباين في هذه المرحلة من أحد مصادر قليلة:

• التزام إنفاق أدنى. تفوتر بعض العقود حدًا أدنى مضمونًا بغض النظر عما تم تسليمه فعليًا. إنفاق فعلي أقل مقابل مبلغ مفوتَر أعلى هنا متوقع، لا خطأ، وينبغي تسجيله كمُفسَّر بدلًا من التحقيق فيه أكثر.
• رصيد ترويجي. تطبق كل من Google Ads وMeta أحيانًا قسيمة أو رصيدًا يخفض الإنفاق الصافي من جانب المنصة دون أي تعديل مقابل في فاتورة العميل، إذ ينتمي الرصيد إلى الوكالة، لا العميل.
• حساب فرعي مفقود. أُغفل حساب تحت حساب مدير مشترك من ملف الإنفاق الموحَّد، مما يقلل الإنفاق الإجمالي مقارنة بما تعكسه الفاتورة. يظهر هذا أيضًا كصف مفقود في المصدر لذلك الحساب.
• نقص تسليم. رُفضت إعلانات أو أُوقفت حملة مؤقتًا في منتصف الدورة، فجاء الإنفاق الفعلي دون الميزانية التي بُنيت الفاتورة عليها.

تُظهر علامة التبويب المتباينة رقم المنصة ورقم الفاتورة جنبًا إلى جنب مع إبراز الفرق، بحيث تكون فجوة كل صف رقمًا يمكنك أخذه مباشرة إلى نطاق العمل أو سجل فوترة المنصة.

الخطوة 8: تصدير التقرير

انقر على تصدير التقرير الكامل. ينتج عن ذلك ملخص PDF وملف Excel مع تصنيف كل صف في فئته. سجِّل تفسير كل صف متباين ومفقود أمام صفه في الملف: مُفسَّر، يحتاج تصحيحًا، أو ما زال مفتوحًا. التزام إنفاق أدنى مُفسَّر مرة لعميل لا يحتاج إلى إعادة التحقيق فيه كل دورة فوترة يتكرر فيها بالشكل نفسه.

الـPDF هو ما يُرفق بحزمة الفوترة الداخلية أو يُسلَّم لمدير الحساب قبل صدور فاتورة أو الاعتراض عليها. يحتوي ملف Excel المشروح خلفه على التفاصيل على مستوى الصف: الصفوف المتطابقة، والتباينات، والسطور المفقودة، كل منها مع تفسيره المرفق.