Antes de empezar
Se necesitan tres archivos antes de empezar:
- Un extracto bancario que cubra el período en que llegaron los pagos, mostrando cada depósito y su monto.
- Un informe de pagos de Stripe, detallado por transacción. El panel de Stripe lo ofrece por pago, o como un export de transacciones de saldo que cubre un rango de fechas, listando cada transacción, comisión, reembolso y disputa incluidos en un pago dado.
- Un libro mayor de ventas interno o lista de pedidos, mostrando lo que esperabas cobrar por cada venta, pedido o factura.
También se necesitan dos identificadores, uno para cada pasada:
- Una forma de hacer coincidir un pago con su depósito bancario: el ID del pago si el banco lo exporta como columna de referencia, o el propio monto del pago.
- Una forma de hacer coincidir una transacción individual de Stripe con tu propio registro de ella: un ID de transacción, ID de pedido, o un número de referencia compartido.
Ningún encabezado de columna necesita coincidir entre estos archivos, y ningún archivo necesita limpiarse antes de subirlo. Tanto CSV como Excel funcionan.
Paso 1: exportar los tres archivos en la fuente
Descarga el extracto bancario directamente desde el portal del banco. Descarga el informe de pagos desde Stripe, ya sea el desglose por pago o el export de transacciones de saldo para todo el período. Descarga el libro mayor interno o la lista de pedidos desde donde se mantenga.
Verifica las fechas de los pagos contra el período del extracto bancario antes de continuar. Un pago iniciado cerca de fin de mes puede llegar al banco unos días después del inicio del mes siguiente. Si el extracto bancario cubre solo un mes calendario, un pago que cruza el límite caerá en las categorías Ausente del informe, no porque falte algo, sino porque los dos archivos no cubren la misma ventana. Filtra el informe de pagos de Stripe por fecha de llegada, no por la fecha en que ocurrieron las transacciones subyacentes, para que se alinee con lo que realmente muestra el extracto bancario.
Paso 2: subir y mapear el par de pagos
Inicia una nueva conciliación. Coloca el informe de pagos de Stripe en el espacio Archivo fuente, el archivo principal a verificar, y el extracto bancario en el espacio Archivo de comparación, el archivo de referencia. Haz clic en Iniciar conciliación. Esta pasada responde una pregunta: ¿llegó el dinero correctamente?
En el paso Mapear columnas, marca el monto del pago y la fecha de llegada en la cuadrícula Seleccionar columnas para mapear, confírmalas en la tabla Vista previa de columnas seleccionadas, y empárejalas bajo Mapear columnas entre archivos: el monto del pago de Stripe con el monto del depósito bancario, la fecha de llegada de Stripe con la fecha de transacción bancaria. Si el extracto bancario incluye el ID del pago en una columna de referencia, marca y mapea ese par también.
Paso 3: confirmar la columna de coincidencia de pagos y las tolerancias
Reconcile analiza las columnas mapeadas y sugiere la columna de coincidencia bajo Sugerimos hacer coincidir en:, con sus motivos bajo ¿Por qué esta coincidencia?. Si el ID del pago está presente en ambos lados, ese par es la columna de coincidencia: confírmalo. Si no lo está, confirma el par de monto como columna de coincidencia. Los montos de los pagos son cifras netas que varían de un ciclo a otro, por lo que dentro de un período de extracto identifican los pagos limpiamente, y si dos pagos comparten un monto, la pestaña Duplicados del informe los pone ante ti para revisión directa en lugar de emparejarlos en silencio. La tabla Vista previa de valores de la clave de coincidencia muestra los valores alineándose antes de confirmar.
Bajo Confirmar reglas de comparación y tolerancias, define fecha dentro de 1 a 2 días, cubriendo un depósito bancario registrado un día hábil después de que Stripe registró la llegada. Si haces coincidir por el ID del pago, define la tolerancia de monto en cero, suficiente para no absorber nada: los pagos de Stripe son exactos, y una tolerancia amplia en este punto dejaría pasar como coincidencia un pago genuinamente incompleto.
Haz clic en Obtener informe.
Paso 4: leer el informe a nivel de pagos
Una fila coincidente confirma que un pago específico llegó al banco por el monto exacto registrado por Stripe. Una fila ausente en la comparación es un pago emitido por Stripe que no ha aparecido en el banco, vale la pena verificar contra el propio estado del pago en Stripe antes de suponer un error: un pago aún en tránsito es un problema de tiempo, no una pérdida. Una fila ausente en la fuente es un depósito bancario no contabilizado en el informe de pagos, vale la pena verificar si hay una transferencia manual o un pago de otro procesador. Una fila con discrepancia muestra la cifra de Stripe y la cifra bancaria lado a lado con la diferencia resaltada, generalmente una comisión bancaria descontada del depósito.
Una vez que esta pasada esté limpia, o sus excepciones explicadas, pasa a la segunda conciliación. Responde una pregunta distinta: ¿el pago refleja correctamente las transacciones subyacentes?
Paso 5: subir y mapear el par de transacciones
Inicia una segunda conciliación. Coloca el informe de pagos de Stripe detallado en el espacio Archivo fuente y el libro mayor de ventas interno en el espacio Archivo de comparación. Cada fila del lado de Stripe es una transacción, comisión, reembolso o disputa. Cada fila del lado del libro mayor es una venta o factura.
En el paso Mapear columnas, marca y empareja las columnas que describen lo mismo: el ID de transacción de Stripe con la referencia de pedido del libro mayor, el monto bruto de Stripe con el monto de venta del libro mayor. Deja las columnas de comisión y monto neto de Stripe sin marcar: la comisión no tiene contraparte en el libro mayor, y la diferencia entre el neto y el monto de venta es siempre exactamente la comisión, lo cual es aritmética, no una discrepancia.
Paso 6: confirmar la columna de coincidencia de transacciones y las tolerancias
Confirma ID de transacción → referencia de pedido como columna de coincidencia, el identificador compartido y único entre ambos archivos, y revisa el emparejamiento en Vista previa de valores de la clave de coincidencia.
Define la tolerancia del monto bruto lo bastante ajustada para detectar un desajuste real de precio, cero para transacciones en la misma moneda, uno o dos centavos si hay redondeo de conversión de por medio. Compara la fecha solo si el libro mayor registra una fecha de pago en lugar de una fecha de factura, y dale una tolerancia más amplia que la pasada de pagos, ya que una fecha de transacción y una fecha de factura pueden diferir legítimamente más de lo que un pago jamás lo haría.
Haz clic en Obtener informe.
Paso 7: leer el informe a nivel de transacciones
Una fila con discrepancia en este nivel, ID de transacción coincidente, montos en desacuerdo, generalmente tiene una de estas explicaciones:
- Un reembolso parcial redujo el monto sin un ajuste correspondiente del lado del libro mayor.
- Una disputa o contracargo retiró fondos del pago después de que la transacción original ya se había registrado como venta.
- Un desajuste de precio, un descuento o ajuste manual aplicado al pago que nunca llegó al libro mayor.
Una fila ausente en la comparación es una transacción en Stripe sin pedido coincidente, vale la pena verificar si hay una transacción de prueba o una venta registrada bajo una referencia distinta. Una fila ausente en la fuente es una venta esperada que el procesador nunca captó. Los duplicados aíslan referencias repetidas, típicamente filas de reembolso que llevan el ID de la transacción original.
Paso 8: exportar ambos informes
Cada informe termina marcado como Listo para exportar. Haz clic en Exportar informe completo en cada uno, lo que produce un resumen en PDF y un libro de Excel por pasada, y registra la explicación de cada excepción junto a su fila en el libro: explicada, necesita corrección, o aún abierta. Una diferencia de comisión explicada una vez no necesita volver a investigarse la próxima vez que aparezca de la misma forma.
Juntos, los dos exports responden las dos preguntas que esta guía se propuso responder: si el dinero de Stripe llegó correctamente, y si el pago refleja correctamente las transacciones que lo componen. Mantenerlos como dos informes, en lugar de forzarlos en uno, preserva de qué lado del proceso proviene cualquier discrepancia restante.
Conclusiones clave
- Un pago de Stripe es una cifra neta. Compararlo directamente con las ventas brutas siempre mostrará una diferencia, porque las comisiones, reembolsos y disputas ya se han restado antes de que el depósito llegue al banco.
- La conciliación de principio a fin son dos conciliaciones, no una: los pagos contra el banco, y las transacciones detalladas contra el libro mayor. Cada una tiene su propia columna de coincidencia y sus propias tolerancias.
- Un pago que cruza un límite de mes cae en las categorías Ausente si el extracto bancario y el informe de pagos de Stripe no cubren la misma ventana de llegada. Filtra el informe de Stripe por fecha de llegada, no por fecha de transacción.
- Compara el monto bruto, no el monto neto, con el libro mayor, y deja la columna de comisión sin mapear. La comisión es una línea aparte, no una discrepancia que resolver.
- Las discrepancias a nivel de transacción son casi siempre un reembolso, una disputa, o un ajuste de precio. Las filas ausentes son casi siempre una transacción de prueba, una referencia distinta, o una venta no captada. Cada una tiene una causa distinta y una solución distinta.
- Mantener el informe de pagos y el informe de transacciones separados preserva a qué etapa del proceso pertenece una discrepancia restante.
