الخطوة 1: تصدير وتصفية ملفات PayPal من المصدر

حمِّل تقرير نشاط PayPal للفترة التي تجري مطابقتها. قبل التحميل، اضبط مرشحين.

مرشح العملة: إذا كان الحساب يحتفظ بأرصدة بأكثر من عملة، طبِّق مرشح عملة وقت التحميل. التصدير متعدد العملات يضع مبالغ بعملات مختلفة في صفوف متجاورة. مقارنتها بكشف حساب بنكي بعملة واحدة تنتج تباينًا زائفًا في كل صف لامس عملة أجنبية.

مرشح نوع المعاملة: يحتوي تصدير PayPal على صفوف لا نظير لها في أي ملف خارجي. صف الرسوم لن يطابق أبدًا قيدًا في كشف حساب بنكي أو دفتر طلبات لأن أيًا من هذين المصدرين لا يتتبع رسوم PayPal لكل معاملة كبنود مستقلة. تحميل كل شيء وترك تلك الصفوف في الملف يعني أنها ستقع في فئات مفقود في كل تقرير، ليس لأن شيئًا مفقود، بل لأنها لم تكن أصلًا في الملف الآخر.

للتمريرة الأولى، حمِّل فقط صفوف التحويل. في مرشح PayPal، تظهر هذه كـ "Transfer to Bank" أو "Withdraw Funds to Bank" حسب إعدادات الحساب.

للتمريرة الثانية، حمِّل صفوف الدفع والاسترداد. "Payment Received" و"Refund" هي الصفوف المقابلة لسجلات المبيعات الفردية. قد تحتاج صفوف "Dispute Resolved" و"Chargeback" إلى الإدراج أيضًا إذا كانت السجلات الداخلية تتبع تلك الأحداث.

يوجد كلا المرشحين في شاشة التحميل الخاصة بـ PayPal نفسها، لا في Reconcile: من صفحة النشاط، استخدم Download أو Statements (تحت Reports في لوحة تحكم الأعمال)، اختر نطاق التاريخ، ثم اضبط نوع المعاملة قبل التحميل. إذا كان الحساب يحتفظ بأكثر من عملة، يظهر خيار عملة في خطوة التحميل نفسها. اضبط كليهما قبل النقر على تحميل، لا بعده.

اسحب كشف الحساب البنكي من بوابة البنك لنفس الفترة. تحقق من نطاق التاريخ مقابل تقرير تحويلات PayPal قبل الانتقال إلى الخطوة التالية. تحويل بدأته PayPal في نهاية الشهر قد يصل إلى البنك بعد عدة أيام عمل في الشهر التالي. إذا انتهى كشف الحساب البنكي قبل تسجيل الإيداع، فسيقع التحويل في مفقود في المصدر، ليس لأن هناك خطأ، بل لأن الملفين لا يغطيان النافذة نفسها.

الخطوة 2: رفع تصدير التحويلات وكشف الحساب البنكي

ابدأ مطابقة جديدة. ضع تصدير تحويلات PayPal المصفّى في خانة ملف المصدر، الملف الرئيسي المراد التحقق منه، وكشف الحساب البنكي في خانة ملف المقارنة، ملف المرجع. انقر على بدء المطابقة. يستخدم عمود التاريخ في PayPal صيغة تجمع التاريخ والوقت مع عمود منطقة زمنية منفصل؛ تستخدم أعمدة تاريخ كشوف الحسابات البنكية عادة صيغة أقصر بلا وقت. لا يحتاج أي منهما إلى إعادة التنسيق قبل الرفع.

تعرض كل بطاقة ملف عدد الصفوف بمجرد قراءة الملف. تأكد من أنه يطابق التوقعات للفترة: تصدير تحويلات يغطي شهرًا كاملًا يجب أن يحتوي على صف واحد لكل تحويل، لا عشرات. إذا بدا عدد الصفوف مرتفعًا، تحقق مما إذا كان مرشح النوع قد طُبِّق بشكل صحيح عند التحميل. تُحذَف الملفات بعد المعالجة.

الخطوة 3: مطابقة الأعمدة على مستوى التحويل

في خطوة مطابقة الأعمدة، حدِّد الأعمدة المهمة لهذه التمريرة، ثم طابق كلًا منها بمكافئه في كشف الحساب البنكي.

يُطابَق عمود Net من PayPal بمبلغ الإيداع البنكي. عمود Net هو المبلغ بعد خصم PayPal لرسومها. لا يستلم البنك سوى الرقم الصافي أبدًا. مطابقة عمود Gross من PayPal بمبلغ الإيداع البنكي تضمن تباينًا في كل صف لأن الرسوم خُصمت بالفعل قبل مغادرة التحويل PayPal.

يُطابَق عمود Date من PayPal بتاريخ المعاملة أو التسجيل في البنك. غالبًا ما تختلف هذه بعدة أيام لأن PayPal تسجل وقت بدء التحويل ويسجل البنك وقت تسجيل الإيداع. سماحية التاريخ في الخطوة التالية تستوعب ذلك.

اترك وصف PayPal ووصف البنك غير محدَّدين. وصف الإيداع البنكي مرجع عام لـ PayPal؛ لا يحمل أي محتوى خاص بالتحويل ومقارنته تُبرز فروقًا لا معنى تشغيليًا لها.

الخطوة 4: تأكيد قواعد المطابقة والسماحات لتمريرة التحويلات

يقترح Reconcile عمود المطابقة تحت نقترح المطابقة على:، مع أسبابه المدرجة تحت لماذا هذه المطابقة؟. إذا كان كشف الحساب البنكي يحمل مرجع تحويل PayPal، فذلك الزوج هو الخيار الأقوى: أكِّده. إن لم يكن كذلك، اختر Net → مبلغ الإيداع كعمود مطابقة تحت أو اختيار عمود مختلف. مبالغ التحويل دقيقة حتى السنت وملف التحويلات الشهري يحتوي على صفوف قليلة، لذا فإن المبلغ معرّف موثوق في هذا المستوى، وإذا شارك تحويلان في الفترة المبلغ نفسه، فإن علامة التبويب الدفعات المكررة في التقرير تُظهرهما للمراجعة المباشرة بدلًا من مطابقتهما بصمت. تحقق من جدول معاينة قيم مفتاح المطابقة لرؤية القيم النموذجية تتوافق قبل المتابعة.

ثم اضبط السماحات تحت تأكيد قواعد المقارنة والسماحات:

• Date: حقل تاريخ/وقت، سماحية من 3 إلى 5 أيام. يغطي ذلك النافذة المعتادة بين بدء PayPal للتحويل وتسجيل البنك للإيداع. لا تضبطها أوسع من اللازم.
• إذا كانت المطابقة على مرجع تحويل، قارن Net كحقل رقمي بسماحية صفر. فجوة بين ما سجّلته PayPal وما استلمه البنك تستحق التحقيق، لا الاستيعاب. إذا كان هناك تحويل عملة، لا تسمح بأكثر من وحدة واحدة من عملة التسوية.

انقر على الحصول على التقرير.

الخطوة 5: مراجعة تقرير تمريرة البنك

يصنّف التقرير كل تحويل وكل إيداع في الصفوف المتطابقة، والصفوف المتباينة، والمكرَّرات، ومفقود في المصدر، ومفقود في المقارنة.

الصف المتطابق يؤكد أن تحويل PayPal معينًا وصل إلى البنك بالمبلغ الصحيح ضمن نافذة التاريخ التي حددتها.

الصف المفقود في المقارنة هو تحويل سجّلته PayPal بلا إيداع مقابل في كشف الحساب البنكي. تحقق أولًا من نطاق تاريخ كشف الحساب البنكي. ثم تحقق من حالة التحويل في PayPal: التحويل الذي يظهر كـ In Transit في جانب PayPal لم يُسجَّل بعد وليس خطأً.

الصف المفقود في المصدر هو إيداع بنكي بلا تحويل PayPal مقابل في التصدير. تحقق مما إذا كان قادمًا من مصدر دفع مختلف، أو تحويل يدوي، أو إيداع استرداد من PayPal بدلًا من تحويل قياسي.

الصف المتباين يعني أن الجانبين تطابقا في المفتاح لكنهما يختلفان في عمود مقارَن يتجاوز سماحيته. يعرض التقرير كلتا القيمتين جنبًا إلى جنب مع إبراز الفرق؛ فجوة تاريخ أوسع من نافذة التسوية تستحق تحققًا مباشرًا في سجل تحويلات PayPal.

بمجرد أن تصبح تمريرة البنك نظيفة، أو تُوثَّق استثناءاتها المفتوحة، انتقل إلى التمريرة الثانية.

الخطوة 6: رفع تصدير المعاملات والسجلات الداخلية

ابدأ مطابقة ثانية. ضع تصدير معاملات PayPal المصفّى، صفوف Payment Received وRefund، في خانة ملف المصدر، وسجل المبيعات الداخلي أو دفتر الأستاذ في خانة ملف المقارنة.

أكِّد أمرين عند الرفع. أولًا، أن كلا الملفين يغطي الفترة نفسها. ثانيًا، أن السجلات الداخلية تتضمن الحقل المرجعي، معرّف الطلب أو رقم الفاتورة، الذي يظهر أيضًا في عمود Invoice Number أو Reference Txn ID في PayPal. ذلك المرجع المشترك هو عمود المطابقة لهذه التمريرة. إذا لم يكتبه مسار الدفع قط في PayPal، أصلح التصدير من المصدر، إذ يمكن لمعظم أنظمة الطلبات تضمين معرّف معاملة PayPal في تصديرها الخاص، بدلًا من محاولة المطابقة على حقول متكررة.

الخطوة 7: مطابقة الأعمدة على المستوى المعاملاتي

طابق عمود Gross من PayPal بمبلغ الطلب أو الفاتورة في السجلات الداخلية. على المستوى المعاملاتي، قبل الرسوم، يجب أن يساوي رسم PayPal الإجمالي ما فُوتر به على الطلب. مطابقة Net بمبلغ الطلب تُضمِّن رسوم PayPal كتباين في كل صف، وهذا ليس تباينًا يستحق الحل.

طابق عمود Invoice Number أو Reference Txn ID من PayPal بالحقل المرجعي المقابل في السجلات الداخلية.

طابق Date من PayPal فقط إذا كان السجل الداخلي يلتقط تاريخ دفع لا تاريخ طلب فقط: سيكون تاريخ الدفع قريبًا من تاريخ معاملة PayPal، بينما يمكن أن يسبق تاريخ الطلب الدفع بأيام أو أكثر.

اترك ثلاثة أشياء غير محدَّدة. عمود Fee: لا يتتبع النظام الداخلي رسوم PayPal لكل معاملة كبند مستقل، لذا لن يتوافق أبدًا مع أي شيء. عمود Net: الفرق بين الصافي ومبلغ الطلب هو دائمًا الرسوم بالضبط، وهذه هي طريقة حساب PayPal للصافي، لا تباين. حقلا Name والوصف: تختلف أسماء العملاء بين الأنظمة بطرق متسقة لكن غير متطابقة حرفيًا، حالة الأحرف، الأحرف الأولى، اسم الشركة مقابل الاسم الشخصي، ومقارنتها تولّد استثناءات غير حقيقية بينما تدفن الحقيقية منها.

الخطوة 8: تأكيد قواعد المطابقة والسماحات لتمريرة المعاملات

أكِّد Invoice Number → معرّف الطلب كعمود مطابقة عندما يقترحه Reconcile، أو حدِّده تحت أو اختيار عمود مختلف. إذا كان النظام الداخلي يكتب معرّفات طلباته في حقل Invoice Number في PayPal عند الدفع، فهذا هو عمود المطابقة الأنظف الممكن. يُظهر جدول معاينة قيم مفتاح المطابقة المعرّفات وهي تتوافق بين الملفات قبل أن تلتزم.

السماحات لهذه التمريرة:

• المبلغ الإجمالي: رقمي، سماحية صفر للمعاملات بالعملة نفسها. يجب أن يساوي الرسم الإجمالي مبلغ الطلب تمامًا. إذا كان تحويل العملة ممكنًا على المستوى المعاملاتي، اسمح بسماحية تقريب صغيرة وعايرها مقابل بضع سجلات تحويل فعلية.
• Date، إذا قُورنت: يوم إلى يومين يغطيان الفجوة بين تاريخ دفع PayPal والتاريخ المسجَّل في النظام الداخلي. إذا كان النظام الداخلي يسجل تواريخ التنفيذ بدلًا من تواريخ الدفع، تحقق من الفجوة مقابل عينة قبل ضبط السماحية.

انقر على الحصول على التقرير.

الخطوة 9: مراجعة تقرير تمريرة المعاملات

الصف المتطابق يؤكد أن دفعة PayPal تقابل سجلًا في النظام الداخلي وأن المبالغ تتوافق ضمن السماحية.

الصف المفقود في المقارنة هو دفعة PayPal بلا طلب مطابق. الأسباب الشائعة: دفعة تمت عبر PayPal.me أو رابط دفع مباشر لم يملأ حقل Invoice Number، معاملة تجريبية، دفعة من فترة حساب مختلفة، أو استرداد لم يحمل مرجع الفاتورة الأصلية. ابحث عن المعاملة مباشرة في عرض نشاط PayPal لتحديد المقابل.

الصف المفقود في المصدر هو طلب داخلي بلا دفعة PayPal مقابلة. تحقق مما إذا كانت الدفعة قد تمت عبر مزود مختلف، أو دُفعت خارج النظام، أو أُلغيت قبل تسوية الدفع.

صف المكرَّرات هو المرجع نفسه يظهر أكثر من مرة، عادة صف استرداد يحمل مرجع المعاملة الأصلية. تعزل علامة التبويب هذه بحيث تفسر نفسها بدلًا من تلويث قائمة التباينات.

الصف المتباين يعني أن المرجع تطابق لكن المبلغ أو التاريخ لم يتطابقا. الأسباب الأكثر شيوعًا:

• استرداد جزئي خفّض الإيراد الصافي دون تعديل مقابل في سجل الطلب.
• رد مبلغ قسري أو عكس نزاع ظهر كصف منفصل في PayPal بدلًا من تعديل على المعاملة الأصلية.
• تحويل عملة غيَّر المبلغ بين ما استلمته PayPal وما سجَّلته بعملة التسوية.
• تباين في التسعير حيث يختلف المبلغ المفروض في PayPal عن المبلغ في سجل الطلب، يستحق التأكد مما إذا كان خصم أو قسيمة أو تعديل يدوي طُبِّق عند الدفع لم ينعكس في النظام الداخلي.

الخطوة 10: تصدير كلا التقريرين

ينتهي كلا التقريرين موسومَين بـ جاهز للتصدير. استخدم تصدير التقرير الكامل على كل منهما، مما ينتج ملخص PDF وملف Excel لكل تمريرة، مع تصنيف كل صف في أوراق متطابقة ومتباينة ومكرَّرة وكلا ورقتي المفقودات. سجِّل تفسير كل استثناء أمام صفه في الملف أثناء حلّه: محلول، يحتاج تصحيحًا، أو ما زال مفتوحًا.

معًا، يجيب التقريران عن سؤالين متمايزين: هل وصل المال الذي أرسلته PayPal بشكل صحيح إلى البنك، وهل تطابق سجلات معاملات PayPal السجل الداخلي لما بيع واسترُدّ. تقرير مدمج واحد سيطمس من أي مستوى من العملية جاء كل استثناء متبقٍ. الحفاظ عليهما منفصلين يحفظ ذلك التمييز لمن يراجعهما لاحقًا.