الخطوة 1: تصدير الملفات الثلاثة من المصدر

اسحب كشف الحساب البنكي مباشرة من بوابة البنك. اسحب تقرير الدفعات من Stripe، سواء التفصيل حسب كل دفعة أو تصدير معاملات الرصيد لكامل الفترة. اسحب الدفتر الداخلي أو قائمة الطلبات من حيث يُحفظ.

تحقق من تواريخ الدفعات مقابل فترة كشف الحساب البنكي قبل المتابعة. قد تصل دفعة بدأت قرب نهاية الشهر إلى البنك بعد أيام قليلة من بداية الشهر التالي. إذا كان كشف الحساب البنكي يغطي شهرًا تقويميًا واحدًا فقط، فستقع دفعة تمتد عبر الحد في فئات مفقود من التقرير، ليس لأن شيئًا مفقودًا، بل لأن الملفين لا يغطيان النافذة نفسها. صفِّ تقرير دفعات Stripe حسب تاريخ الوصول، لا تاريخ حدوث المعاملات الأساسية، بحيث يتماشى مع ما يُظهره كشف الحساب البنكي فعليًا.

الخطوة 2: رفع ومطابقة زوج الدفعات

ابدأ مطابقة جديدة. ضع تقرير دفعات Stripe في خانة ملف المصدر، الملف الرئيسي المراد التحقق منه، وكشف الحساب البنكي في خانة ملف المقارنة، ملف المرجع. انقر على بدء المطابقة. تجيب هذه التمريرة عن سؤال واحد: هل وصل المال بشكل صحيح؟

في خطوة مطابقة الأعمدة، حدِّد مبلغ الدفعة وتاريخ الوصول في شبكة تحديد الأعمدة المراد مطابقتها، أكدهما في جدول معاينة الأعمدة المحددة، واربطهما تحت مطابقة الأعمدة بين الملفين: مبلغ دفعة Stripe مع مبلغ الإيداع البنكي، تاريخ وصول Stripe مع تاريخ المعاملة البنكية. إذا كان كشف الحساب البنكي يحمل معرّف الدفعة في عمود مرجعي، حدِّد وطابق هذا الزوج أيضًا.

الخطوة 3: تأكيد عمود مطابقة الدفعات والسماحات

يقترح Reconcile عمود المطابقة تحت نقترح المطابقة على:، مع أسبابه تحت لماذا هذه المطابقة؟. إذا كان معرّف الدفعة موجودًا في الجانبين، فهذا الزوج هو عمود المطابقة: أكِّده. إن لم يكن كذلك، أكِّد زوج المبلغ كعمود مطابقة. مبالغ الدفعات أرقام صافية تتفاوت من دورة لأخرى، لذا فهي تحدد الدفعات بوضوح ضمن فترة كشف الحساب، وإذا شاركت دفعتان المبلغ نفسه، فإن علامة التبويب المكرَّرات في التقرير تضعهما أمامك للمراجعة المباشرة بدلًا من مطابقتهما بصمت. يُظهر جدول معاينة قيم مفتاح المطابقة القيم وهي تتوافق قبل أن تلتزم بها.

تحت تأكيد قواعد المقارنة والسماحات، اضبط التاريخ ضمن يوم إلى يومين، لتغطية إيداع بنكي مُسجَّل بعد يوم عمل واحد من تسجيل Stripe للوصول. إذا كنت تطابق حسب معرّف الدفعة، اضبط سماحية المبلغ على صفر، كافٍ لعدم امتصاص أي شيء: دفعات Stripe دقيقة، وسماحية واسعة عند هذه النقطة قد تسمح بمرور دفعة ناقصة فعليًا كمطابقة.

انقر على الحصول على التقرير.

الخطوة 4: قراءة التقرير على مستوى الدفعات

الصف المتطابق يؤكد أن دفعة معينة وصلت إلى البنك بالمبلغ الدقيق الذي سجّلته Stripe. الصف المفقود في المقارنة هو دفعة أصدرتها Stripe ولم تظهر في البنك، يستحق التحقق من حالة الدفعة في Stripe نفسها قبل افتراض وجود خطأ: الدفعة التي لا تزال قيد النقل مسألة توقيت، لا خسارة. الصف المفقود في المصدر هو إيداع بنكي غير مُحتسب في تقرير الدفعات، يستحق التحقق من تحويل يدوي أو دفعة من مزود آخر. الصف المتباين يُظهر رقم Stripe ورقم البنك جنبًا إلى جنب مع إبراز الفرق، وعادة ما تكون رسوم بنكية خُصمت من الإيداع.

بمجرد أن تصبح هذه التمريرة نظيفة، أو تُفسَّر استثناءاتها، انتقل إلى المطابقة الثانية. تجيب عن سؤال مختلف: هل تعكس الدفعة المعاملات الأساسية بشكل صحيح؟

الخطوة 5: رفع ومطابقة زوج المعاملات

ابدأ مطابقة ثانية. ضع تقرير دفعات Stripe المفصّل في خانة ملف المصدر ودفتر المبيعات الداخلي في خانة ملف المقارنة. كل صف في جانب Stripe هو معاملة أو رسوم أو استرداد أو نزاع واحد. كل صف في جانب الدفتر هو عملية بيع أو فاتورة واحدة.

في خطوة مطابقة الأعمدة، حدِّد وطابق الأعمدة التي تصف الشيء نفسه: معرّف معاملة Stripe مع مرجع طلب الدفتر، المبلغ الإجمالي لـ Stripe مع مبلغ بيع الدفتر. اترك عمودي الرسوم والمبلغ الصافي في Stripe غير محدَّدين: لا نظير للرسوم في الدفتر، والفرق بين الصافي ومبلغ البيع هو دائمًا الرسوم بالضبط، وهذا حساب، لا تباين.

الخطوة 6: تأكيد عمود مطابقة المعاملات والسماحات

أكِّد معرّف المعاملة → مرجع الطلب كعمود مطابقة، المعرّف المشترك والفريد بين الملفين، وتحقق من الاقتران في معاينة قيم مفتاح المطابقة.

اضبط سماحية المبلغ الإجمالي دقيقة بما يكفي لاكتشاف عدم تطابق حقيقي في التسعير، صفر للمعاملات بالعملة نفسها، سنت أو اثنان إذا كان تقريب التحويل واردًا. قارن التاريخ فقط إذا كان الدفتر يسجل تاريخ دفع بدلًا من تاريخ فاتورة، وأعطِه سماحية أوسع من تمريرة الدفعات، إذ يمكن أن يختلف تاريخ المعاملة عن تاريخ الفاتورة بشكل مشروع أكثر مما قد تختلف الدفعة أبدًا.

انقر على الحصول على التقرير.

الخطوة 7: قراءة التقرير على مستوى المعاملات

الصف المتباين في هذا المستوى، حيث يتطابق معرّف المعاملة وتختلف المبالغ، له عادة أحد هذه التفسيرات:

• استرداد جزئي خفّض المبلغ دون تعديل مقابل في جانب الدفتر.
• نزاع أو رد مبلغ قسري سحب أموالًا من الدفعة بعد أن سُجِّلت المعاملة الأصلية بالفعل كبيع.
• عدم تطابق في التسعير، خصم أو تعديل يدوي طُبِّق عند الدفع ولم يصل قط إلى الدفتر.

الصف المفقود في المقارنة هو معاملة في Stripe بلا طلب مطابق، يستحق التحقق من معاملة تجريبية أو بيع مسجَّل تحت مرجع مختلف. الصف المفقود في المصدر هو بيع متوقع لم يلتقطه المعالج قط. المكرَّرات تعزل المراجع المتكررة، وعادة ما تكون صفوف استرداد تحمل معرّف المعاملة الأصلية.

الخطوة 8: تصدير كلا التقريرين

ينتهي كل تقرير موسومًا بـ جاهز للتصدير. انقر على تصدير التقرير الكامل على كل منهما، مما ينتج ملخص PDF وملف Excel لكل تمريرة، وسجِّل تفسير كل استثناء أمام صفه في الملف: مُفسَّر، يحتاج تصحيحًا، أو ما زال مفتوحًا. فرق رسوم فُسِّر مرة لا يحتاج إلى إعادة التحقيق فيه في المرة التالية التي يظهر فيها بالشكل نفسه.

معًا، يجيب التصديران عن السؤالين اللذين وضعهما هذا الدليل: هل وصل مال Stripe بشكل صحيح، وهل تعكس الدفعة بشكل صحيح المعاملات الكامنة وراءها. الحفاظ عليهما كتقريرين، بدلًا من دمجهما في واحد، يحافظ على معرفة أي جانب من العملية جاء منه أي تباين متبقٍ.