الخطوة 1: تصدير سجل QuickBooks وكشف الحساب البنكي لنفس الحساب والفترة

اسحب تقرير QuickBooks مُصفًّى للحساب البنكي المحدد، لا تقريرًا مجمَّعًا عبر الحسابات، واضبط نطاق التاريخ ليطابق فترة الكشف تمامًا. في QuickBooks Online يكون هذا عادة Account QuickReport أو Transaction List by Date، مُصفًّى حسب الحساب؛ وفي Desktop هو تصدير السجل لذلك الحساب. صدِّر بصيغة CSV أو Excel.

اسحب كشف الحساب البنكي لنفس الحساب ونفس نطاق التاريخ مباشرة من بوابة البنك.

تحقق من نطاق التاريخ في كلا الملفين قبل المتابعة. تستخدم تقارير QuickBooks افتراضيًا الفترة المالية للشركة في بعض الإعدادات، لا الشهر التقويمي، وكشف حساب بنكي يمتد من 1 إلى 31 مارس مقارنة بتصدير QuickBooks يغطي فترة مالية من 26 إلى 25 سيملأ فئات مفقود في كلا الجانبين بسبب عدم توافق النطاق فقط، لا بسبب أي خطأ فعلي.

الخطوة 2: رفع الملفين ومطابقة الأعمدة

ابدأ مطابقة جديدة. ضع كشف الحساب البنكي في خانة ملف المصدر، الملف الرئيسي المراد التحقق منه، سجل البنك هو ما يُتحقَّق مقابله، وتصدير QuickBooks في خانة ملف المقارنة. انقر على بدء المطابقة. لا تحتاج عناوين الأعمدة إلى التطابق، ولا يحتاج تصدير QuickBooks إلى إزالة عمود Balance منه أو تنظيف عمودي Type وMemo قبل الرفع.

في خطوة مطابقة الأعمدة، حدِّد الأعمدة المهمة في شبكة تحديد الأعمدة المراد مطابقتها: تاريخ البنك، والمبلغ، وحقل رقم الشيك حيث يحمله الكشف. أكد كل واحد في جدول معاينة الأعمدة المحددة، ثم طابقها تحت مطابقة الأعمدة بين الملفين: تاريخ معاملة البنك بـDate في QuickBooks، مبلغ البنك بـAmount في QuickBooks، رقم شيك البنك بـNum في QuickBooks.

اترك عمود Balance غير محدَّد في كلا الجانبين. إنه مجموع تراكمي، وإذا كانت معاملة سابقة واحدة مفقودة أو خاطئة، يزاح كل رقم رصيد بعدها، محوِّلًا خطأً حقيقيًا واحدًا إلى ما يبدو عشرات التباينات على طول الملف. اترك أيضًا Memo وDescription وType غير محدَّدة: حقل Memo في QuickBooks هو ما كتبه الشخص الذي أدخل المعاملة، ووصف البنك هو ما ولَّده نظام معالجة البنك الخاص. تصف المعاملة نفسها بكلمات مختلفة ولن تتفق حتى عندما لا يوجد خطأ.

الخطوة 3: تأكيد عمود المطابقة

يقترح Reconcile عمود المطابقة تحت نقترح المطابقة على:، مع أسبابه تحت لماذا هذه المطابقة؟، ويُظهر جدول معاينة قيم مفتاح المطابقة قيمًا نموذجية من كلا الملفين تتوافق قبل أن تلتزم.

أي زوج صحيح يعتمد على نشاط الحساب. رقم الشيك هو الخيار القوي عندما يكون معظم النشاط شيكات: فهو فريد، وموجود في كلا الجانبين، ومحصَّن ضد التوقيت. لكن QuickBooks لا يُسند رقم شيك لرسوم بطاقة الخصم، أو تحويلات ACH، أو التحويلات البنكية، لذا لحساب بنشاط مختلط، أكِّد Amount كعمود مطابقة بدلًا من ذلك، ودع مقارنة التاريخ في الخطوة التالية تقوم بعمل التوقيت. ضمن فترة كشف واحدة، تحدد المبالغ المعاملات جيدًا، ويعتني نمطا الفشل بنفسيهما: مبلغان متطابقان فعليًا يقعان في علامة التبويب المكرَّرات للمراجعة المباشرة، وهو بالضبط مكان الشيك المُدخل مرتين، ومعاملة مُسجَّلة بمبلغ خاطئ تقع في فئات مفقود في كلا الجانبين، صف واحد لكل منهما، تشير إلى نفسها.

الخطوة 4: ضبط السماحات

تحت تأكيد قواعد المقارنة والسماحات، يعرض كل زوج مقارَن نوعه وسماحيته.

إذا كانت المطابقة على رقم الشيك، اضبط سماحية المبلغ على صفر، أو سنت لامتصاص التقريب ولا شيء أوسع، إذ إن تباين المبلغ الحقيقي في حساب بنكي هو بالضبط ما وُجدت هذه المقارنة لاكتشافه.

يحتاج التاريخ هنا سماحية أوسع مما قد يحتاجها في دفعة مزود دفع. شيك كُتب وأُدخل في QuickBooks في اليوم 28 قد يستغرق أسبوعًا أو أسبوعين ليصل إلى البنك ويُصرف، حسب متى يودعه المستلم. نطاق من 3 إلى 5 أيام معقول لنشاط ACH والخصم؛ لحساب بكثافة شيكات عالية يُطابَق حسب رقم الشيك، وسِّع نافذة التاريخ أكثر أو اترك التاريخ خارج المقارنة تمامًا، إذ يجعل وقت الصرف توافق التاريخ إشارة غير موثوقة.

انقر على الحصول على التقرير.

الخطوة 5: قراءة التقرير

يصنّف التقرير كل صف من كلا الملفين في الفئات الخمس، وتقابل كل واحدة نمط فشل محدد في QuickBooks:

• الصفوف المتطابقة: معاملة بنكية وقيد QuickBooks يتفقان ضمن السماحية. هذا هو التأكيد صفًا بصف الذي لا يقدمه فحص الرصيد أبدًا.
• المكرَّرات: تظهر القيمة نفسها أكثر من مرة في جانب واحد. شيك أُدخل مرتين في QuickBooks، أو إيداع أُدخل مرة يدويًا ومرة أخرى كمطابقة تغذية بنكية، يظهر هنا من تلقاء نفسه. هذه هي بالضبط حالة الخطأ المتعادل التي لا تستطيع شاشة مطابقة QuickBooks رؤيتها.
• مفقود في المقارنة: معاملات بنكية بلا قيد في QuickBooks: عادة رسوم بنكية، أو دفعة فائدة، أو رسوم خدمة طبقها البنك تلقائيًا ولم يُدخلها أحد في QuickBooks بعد.
• مفقود في المصدر: قيود QuickBooks بلا معاملة بنكية: عادة شيك معلَّق، كُتب وسُجِّل لكن لم يُصرف بعد، فجوة توقيت متوقعة، أو قيد أُلغي بعد سحب التصدير ولا ينبغي أن يكون موجودًا على الإطلاق.
• الصفوف المتباينة: تتطابق على المفتاح لكنها تختلف في عمود مقارَن، تُعرض جنبًا إلى جنب مع إبراز الفرق: شيك كُتب بقيمة 1,240 دولارًا لكنه أُدخل في QuickBooks كـ1,204 دولارًا، القلب الذي لم يكن فحص الرصيد ليلاحظه أبدًا لو عادله خطأ صغير آخر.

الخطوة 6: تفسير كل استثناء

تعامل مع الفئات بترتيب ما تعنيه عادة:

• الشيكات المعلَّقة (مفقود في المصدر). متوقعة، لا خطأ؛ يُحل كل منها من تلقاء نفسه بمجرد صرف الشيك في فترة لاحقة.
• الإيداعات قيد النقل (مفقود في المصدر). مسجَّلة في QuickBooks يوم الاستلام، ومسجَّلة من البنك بعد يوم أو أكثر. نفس التفسير، اتجاه معاكس للمال.
• رسوم بنكية أو فوائد غير مسجَّلة (مفقود في المقارنة). الاكتشاف الأكثر شيوعًا، والذي يحتاج قيدًا فعليًا في QuickBooks.
• قيود مكررة (المكرَّرات). احذف القيد الإضافي في QuickBooks؛ هذا هو الخطأ الذي كان فحص الرصيد الختامي عاجزًا هيكليًا عن اكتشافه.
• تباينات المبلغ في معاملات حقيقية (متباين). صحِّح قيد QuickBooks ليعكس ما عالجه البنك فعليًا.

شيك معلَّق فُسِّر هذا الشهر لا يحتاج إلى إعادة التحقيق فيه الشهر القادم إذا كان لا يزال في القائمة، فقط يُتحقَّق منه لتأكيد أنه صُرف أخيرًا.

الخطوة 7: تصدير التقرير

التقرير موسوم بـ جاهز للتصدير. انقر على تصدير التقرير الكامل، مما ينتج ملخص PDF وملف Excel مع تصنيف كل صف في فئته. سجِّل تفسير كل استثناء أمام صفه في الملف: مُفسَّر، يحتاج تصحيحًا، أو ما زال مفتوحًا. الـPDF هو ما يُسلَّم لمن طلب النظرة الثانية، مراقب مالي، مدقق، مُقرض، مُظهرًا ليس فقط أن الرصيد الختامي تطابق بل أن كل معاملة فردية جرى التحقق منها مقابل كشف الحساب البنكي وأن كل استثناء له تفسير موثَّق. ملف Excel خلفه هو السجل على مستوى الصف الذي يدعم ذلك الادعاء.